L’optimisation des espaces de bureaux

Les gestionnaires d’espaces de bureaux ont de lourdes responsabilités en cette ère d’optimisation des espaces. Ils doivent offrir des espaces efficaces et fonctionnels au meilleur coût. À lui seul, trouver l’équilibre entre la proportion d’espaces ouverts et fermés est un défi. En effet, comment tout à la fois favoriser le travail d’équipe et permettre la concentration individuelle des membre de l’équipe? Comment tenir compte de la nouvelle réalité du travail? De la mobilité? De la disponibilité des nouvelles technologies du travail à distance?

Dans les entreprises de moins de 50 employés, et particulièrement dans celles de moins de 20 employés, les outils d’optimisation modernes sont complexes et hors de portée. Comment le dirigeant d’une entreprise de 20 employés pourrait-il trouver le temps de faire tous les calculs pour déterminer le bureau parfait pour ses besoins?

La présence au bureau devient intermittente

Lorsque vous ferez le point sur l’utilisation de vos espaces de bureau, et particulièrement si vous n’avez pas fait l’exercice depuis plus de 5 ans, vous arriverez invariablement aux conclusions suivantes:

• vos employés sont davantage mobiles
• vos décisions technologiques feront certainement en sorte que vos employés le seront encore davantage rapidement

De plus en plus, la possibilité de travailler à distance est un facteur de recrutement et de rétention. La présence non continue de tous les employés d’une entreprise crée un défi et une opportunité. Le défi est d’implanter des technologies de partage des postes de travail. En effet, un seul poste de travail peut servir deux employés qui travaillent 50% de leur temps chez des clients ou à la maison. L’opportunité est ainsi la possibilité de réduire l’espace net de travail, réduisant les coûts.

L’occasion est alors bonne de repenser totalement les espaces de travail de l’organisation.

Les technologies essentielles à la mobilité

Les nouveaux bureaux physiques de votre entreprise devraient prévoir l’implantation de technologies favorables au travail à distance. Ces mêmes technologies supportent aussi le partage sécuritaire, entre tous les employés, de postes de travail.

Plusieurs services technologiques peuvent par exemple être transférés sur des services en lignes. Les suites de bureautique peuvent aujourd’hui facilement migrer avec des solutions comme Microsoft Office 365 et Google Business. Les systèmes de courriels et d’hébergement de fichiers sont aussi déjà très connus et répandus.

Mais il est aussi possible de faire migrer tout le système d’exploitation de chaque poste de travail vers un serveur centralisé. Ces technologies (comme Microsoft Remote Desktop) permettent d’en centraliser la gestion. Elles permettent aussi à chaque employé de se connecter à son espace de travail de n’importe où. Que ce soit à partir d’un poste partagé dans les bureaux de l’entreprise, de la maison, de la tablette ou même du téléphone. Toute l’équipe devient radicalement et entièrement mobile.

Et le design des nouveaux espaces de bureaux peut alors commencer.

La transition chaotique vers la mobilité

Pendant l’implantation graduelle de cette dématérialisation des postes de travail, vos besoins d’espaces pourront évoluer de façon chaotique. En effet, la diminution de la superficie des espaces, jumelé à la croissance de l’entreprise, jumelé à l’augmentation du travail à la maison, peut donner des résultats inattendus. Il manque des postes de travail aujourd’hui, il y en aura trop demain. Ce sera le contraire la semaine suivante.

Le calcul des grandes organisations

Les grandes organisations sont déjà bien engagés dans cette direction. Elles ont des équipes dédiées pour penser, et repenser, leurs pratiques quant à l’utilisation et l’optimisation de leurs espaces de bureaux.

Elles vont par exemple obtenir de leur fournisseurs d’espaces de bureaux une flexibilité dans l’évolution de leur superficie utilisée. Ces organisations pourront augmenter temporairement, ou diminuer temporairement, leur utilisation d’espaces. Ce mode d’utilisation des espaces est difficilement conciliable dans les tours de bureaux conventionnelles. En effet, quelle flexibilité y a-t-il avec un bail fixe de 10 ans ou plus. C’est davantage avec des centres d’affaires et des espaces de coworking qu’elles établiront de telles ententes, louant parfois des étages complets de bureaux gérés.

Ces grande organisations porteront leur attention à calculer et à minimiser les espaces utilisés. Une partie de l’économie réalisée sera ensuite réinvestie pour sous-traiter la gestion de leurs espaces. Le sous-traitant pourrait s’occuper par exemple des éléments suivants:

  • la gestion de la cuisine;
  • l’entretien des salles de bain et des douches;
  • l’attribution des accès (remise et récupération de puces et de clefs) et de la sécurité (caméras, intrusion, équipe de surveillance);
  • la coordination des stationnements (attribution des places, accès);
  • la gestion des réservations des salles de réunion;
  • etc…

Cette façon de faire recentre davantage les équipes sur les activités centrales de l’entreprise, augmentant revenus et bénéfices.

L’utilisation d’un centre d’affaires

L’utilisation d’une solution comme celle offerte par un centre d’affaires est tout indiqué pour les entreprises ayant des objectifs d’amélioration de leur efficacité opérationnelle. Les espaces communs d’un centre d’affaires sont déjà aménagés, modernes et fonctionnels. La possibilité pour l’entreprise d’augmenter ou de diminuer facilement la dimension de ses espaces utilisés est un autre facteur d’efficacité.

De plus, un centre d’affaires offrira habituellement des technologies avancées :

  • une connexion internet de très haute qualité;
  • des services de reprographie;
  • un système de téléphonie IP;
  • des systèmes de sécurité;
  • des services alimentaires;
  • etc…

Ces services sont offerts à la carte ou en forfait, sans besoin d’investissement initial comme pour l’achat d’un système téléphonique ou d’un premier ou second photocopieur.

Plus besoin non plus d’avoir des engagements à long terme avec les fournisseurs de services. Adieu! l’abonnement avec la compagnie de télécommunications! Et tous les engagements se terminent en même temps que l’engagement principal pour l’espace de bureau.

Finalement, le centre d’affaires peut s’occuper des coûts reliés à l’accueil physique d’un nouvel employé (carte d’accès, mot de passe internet) et aussi, par exemple, à gérer le système de réservation de salles de réunions.

Comment calculer? Par où commencer?

Cet outil de calcul peut vous permettre de déterminer quel serait votre besoin d’espaces dans un centre d’affaires par rapport à vos espaces actuels. Un partenariat avec un centre d’affaires peut vous permettre de vous recentrer sur vos activités principales, d’être beaucoup plus efficace, et même de réaliser des économies.