Optimiser sa réunion de travail avec les nouvelles technologies

Les nouvelles technologies révolutionnent sans conteste notre façon de travailler. Favorisant le travail collaboratif, elles permettent également d’exercer sa profession à distance et d’organiser une réunion de travail sans qu’il soit absolument nécessaire de regrouper les participants au même endroit. Mais de quelle manière les nouvelles technologies permettent-elles d’optimiser une réunion de travail ?

Des salles de réunion technologiques

Les salles de réunion sont devenues des espaces modulables et ouverts, s’adaptant exactement et en temps réel aux besoins de l’entreprise. Oubliées les conférences téléphoniques qui appartiennent à une autre époque. Aujourd’hui, les salles de réunion disposent d’une connexion internet haut débit et d’un système de projection intégrée avec écran, évitant aux participants de préparer des diapositives puisqu’il leur suffit de brancher leur ordinateur pour faire partager leur écran par tous.

Contrairement à ce qu’on aurait pu craindre, plus les nouvelles technologies envahissent les salles de réunion, plus les produits sont faciles à manipuler et à utiliser. Et les utilisateurs n’ont plus besoin d’être ingénieurs informaticiens pour mettre en place une réunion dans une salle haute technologie.

Les projecteurs sont désormais légers et équipés de prises USB pour être branchés directement sur ordinateurs. Portables, ils permettent d’organiser facilement des réunions à l’extérieur et notamment des présentations chez les clients.

La multiplication des visioconférences

Avec les nouveaux outils IT, la chasse aux gaspis et la globalisation, il était tout naturel que les visioconférences se multiplient au détriment des réunions en présentiel, coûteuses et souvent difficiles à organiser, la synchronisation des agendas de l’ensemble des participants relevant parfois de l’impossible. Pratiques, les visioconférences évitent de nombreux échanges par courriel ou téléphone, permettent de gagner beaucoup de temps et également de déplacements. Qu’il s’agisse d’une réunion entre collaborateurs ou avec des clients, la visioconférence se décline aujourd’hui sous de nombreuses formes. De la simple visioconférence sur PC à la visioconférence de salle, de nombreuses options sont disponibles, et les progrès en la matière sont continus. Aujourd’hui, il existe même des systèmes de visioconférence en résolution haute définition  qui permettent de garantir une excellente qualité d’image et de son et libèrent les participants de tout problème technique, même avec un faible débit internet. Les systèmes de téléprésence, utilisant la technologie dite immersive, affichent l’image des participants en taille réelle, ce qui donne l’impression de leur présence. Et certaines solutions comme des tableaux numériques interactifs permettent de transférer la présentation projetée sur l’écran d’ordinateur de chaque participant.

Des nouvelles technologies pour mettre tous nos sens en éveil

Exit les salles de réunion à l’ancienne avec les diapositives projetées et commentées par les intervenants. L’heure est aux salles de réunion ultra-sensorielles qui stimulent chaque sens sans exception :

  • la vue : un système de visioconférence HD dotée d’un logiciel ultraperformant permet de gérer la compatibilité des différents matériels et applications des participants
  • le toucher : les systèmes sont équipés d’écrans tactiles interconnectés pilotables via des télécommandes et sur lesquels chaque intervenant peut écrire à main levée, où qu’il se trouve dans le monde
  • l’ouïe : ces solutions contiennent un système de diffusion audio intégré qui émet un son 3D immersif du sol au plafond de la pièce
  • le goût : pour éveiller ce sens, les nouvelles technologiques ne sont pas utilisées puisqu’il s’agit simplement d’offrir aux participants des boissons.
  • l’odorat : des ambiances aromatiques différentes sont diffusées en fonction du thème de la réunion

Les nouvelles technologies ont permis d’optimiser efficacement les réunions de travail. Mais il ne faut pas croire que les progrès vont s’arrêter là. Lors des derniers salons consacrés aux nouvelles applications technologiques, les visiteurs ont pu découvrir des solutions de réunions en réalité virtuelle et notamment de réunions holographiques.