Comment utiliser les services de bureaux virtuels ?

Le bureau virtuel est un excellent moyen de démarrer une activité sans dépenser beaucoup ni multiplier les frais fixes. Évolutif, il peut se limiter au strict nécessaire au démarrage pour s’étoffer ensuite par l’ajout de services annexes. Comment fonctionnent les services de bureaux virtuels ? Comment les utiliser ?

Des services de base

Au lancement d’une activité, un entrepreneur n’a pas toujours le budget pour embaucher du personnel ou louer des locaux. Il souhaite en outre vérifier que l’activité est pérenne et rentable avant d’engager  plus de moyens et de fonds. Les services de bureaux virtuels constituent la solution idéale pour une entreprise nouvelle, car ils permettent d’accéder à des locaux à la carte et de bénéficier d’un certain nombre de services :

  • un accueil physique : lorsque l’on travaille seul, ou en équipe réduite, depuis la maison et sur le terrain, on ne dispose pas de locaux dédiés à l’entreprise, et encore moins d’une personne assurant la réception. Avec les services de bureaux virtuels, les clients qui se présentent sont accueillis par un réceptionniste qui prend un message et le retransmet à l’entrepreneur par courriel.
  • la gestion du courrier : les services de bureaux virtuels assurent également la réception du courrier. Les lettres en accusé réception sont réceptionnées et l’entrepreneur est avisé par courriel.
  • la réception des appels : les appels manqués constituent un énorme manque à gagner pour les entreprises. Les services des bureaux virtuels incluent la réception professionnelle des appels par des réceptionnistes bilingues, en fonction d’un protocole établi avec l’entrepreneur : le service peut prendre un message, le transférer sur une boîte ou un cellulaire, suivant le mode de fonctionnement de chaque entreprise.
  • l’accès à des salles de réunion : recevoir des clients quand on ne dispose pas de locaux peut s’avérer compliqué. La location de salles de réunion permet de résoudre cette problématique à moindre coût. Les locaux sont agréables, peuvent se louer à la journée, en fonction des besoins, et parfaitement équipés et adaptés pour recevoir des clients.  Ceux-ci n’auront aucune difficulté à trouver une place de stationnement et seront accueillis avec un café ou un thé.

Les bureaux virtuels, un support à la carte pour se développer

Lorsqu’une entreprise croît, ses besoins changent et les services dont elle dispose doivent s’adapter à cette évolution. Pour lui permettre d’asseoir son développement, les bureaux virtuels offrent de nombreux services complémentaires auxquels l’entrepreneur peut souscrire à la carte :

  • la location d’un espace de coworking / un espace de travail collaboratif à la journée ou au mois en fonction des besoins avec internet haut débit et services de reprographie. L’accès à la cuisine, à la douche et à un stationnement intérieur pour vélo sont également compris dans le service.
  • la location d’un bureau privatif, permettant à l’entrepreneur de s’isoler. Comme les bureaux ont des tailles variées, il est très facile de changer pour un bureau plus grand lorsque l’équipe se renforce. Plus souple qu’un bail traditionnel, la location d’un bureau dans un centre d’affaires revient également moins chère pour une équipe de moins de 10 personnes.
  • la réservation de salles de réunion à chaque fois que cela lui est nécessaire, pour recevoir des clients, organiser des réunions de groupes de travail ou des formations.  Les clients bénéficient également de l’internet et d’une place de stationnement sans supplément.

Notons également que la sécurité des locaux est assurée par un contrôle d’accès 24/7 par clés électroniques.

Les services de bureaux virtuels étant modulables, ils s’adaptent parfaitement aux besoins de l’entreprise. Que l’activité se trouve en phase de démarrage ou de développement, ils permettent de bénéficier d’un environnement de travail agréable, pratique et économique en attendant d’atteindre la maturité suffisante pour prendre ses propres locaux.