Conditions d'utilisation

Les présentes Conditions d’utilisation constituent une entente entre vous et le Centre d’Affaires l’Exécutif relativement à l’utilisation des services du CAE. Les Conditions d’utilisation peuvent être modifiées en tout temps et sont disponibles sur notre site web à l'adresse: https://lexecutif.net/conditions

TERMINOLOGIE

CAE                                          Le Centre d’affaires l’Exécutif.

Client                                       Toute personne utilisant les services du CAE.

Compte                                   Une entreprise (société ou personne) qui a signé un bail avec le CAE.

Membre                                 Un membre est un employé d’un compte, autorisé par le responsable du compte à utiliser les

services du CAE.

Non-Membre                         Un non-membre est un employé d’un compte qui n’est pas autorisé par le responsable du

compte à utiliser les services aux membres du CAE.

Bureau géré                          Ensemble de services loués par un Compte, incluant un local physique et privé.

Bureau virtuel                       Ensemble de services loués par un Compte, sans local physique.

Heures d’ouverture              Le CAE est ouvert du Lundi au Vendredi, de 8h30 à 17h00, sauf les jours fériés et quelques jours supplémentaires en décembre de chaque année.

MATÉRIEL

Disponibilité                           Le CAE s’engage à fournir le matériel nécessaire pour permettre le niveau d’accès inclus dans

le contrat (stationnement intérieur, salles de réunion, espaces communs et/ou espaces

privés).

Changement serrure                Pour un changement de serrure : frais de 50$ par serrure.

Vol / Perte / Dommage           Le matériel est prêté en bon état. En cas de dommage ou de perte de matériel, les frais

ci-dessous seront facturés :

Vous devez déclarer tout vol ou toute perte de matériel dans les plus brefs délais, afin de permettre au CAE de prendre les mesures de sécurité nécessaires.

MENUS TRAVAUX

Le taux horaire d’intervention de maintenance pour les menus travaux est de 60$ / heure.

ALARME

Les portes extérieures du CAE doivent être laissées fermées en tout temps. En dehors des Heures d'ouverture, une alarme retentira si la porte est laissée ouverte plus de 30 secondes environ. Les frais de déplacement des policiers seront facturés au compte dont l’employé ou le client aura laissé l’alarme retentir (maximum 400$ selon les frais actuels de la Ville de Québec).

RABAIS EN LIGNE

Les réservations effectuées en ligne bénéficient d’un rabais de 10% pour tous nos services à la carte (location de salles, achat de crédits pour la reprographie, etc.).

MEMBERSHIPS ET ABONNEMENTS - UTILISATION

     Ajout                                                        Le responsable du Compte peut ajouter un membership / abonnement

                                                                à tout moment et ce membership / abonnement est facturé, le premier

                                                                 mois, au prorata du nombre de jours restants pour ce mois;

     Transfert                                                 Le responsable du Compte peut transférer un membership / abonnement

d’un employé à l’autre à tout moment sous réserve que le nouveau membre ait signé sa fiche de membre;

     Terminaison par le Compte                 Le responsable du Compte peut terminer tout membership / abonnement

le dernier jour du mois, en donnant avis au plus tard ce même jour, sous

réserve qu’un membership a une durée minimale de trois mois et qu’au moins un membership doit être lié en tout temps à toute entente de Bureau géré.

     Terminaison par le CAE                        Le CAE peut mettre fin à tout moment à tout membership / abonnement,

en avisant le responsable du compte. Le matériel concernant ce membership / abonnement devra être remis au CAE s’il y a lieu et la responsabilité du CAE se limitera au remboursement du montant payé au prorata du nombre de jours restants pour ce mois.

MEMBERSHIPS

Le Membership donne accès à un ensemble de services essentiels et prisés offerts par le CAE, comme indiqués ci-après. Tout Membre se verra assigner un nom de membre et un mot de passe, utiles pour accéder à certains services.

Tarification                                           Membership Bureau géré : 75 / mois

Membership Bureau virtuel : 125 / mois

ABONNEMENTS ET SERVICES

1.     Accès au CAE

1.1   MEMBRE

Les Membres ont accès au Centre d'Affaires 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Hors des heures d’ouverture, il suffit de passer la puce sur le clavier électronique, situé à droite de la porte principale.

1.2   NON-MEMBRE

Les Non-membres ont accès au CAE sur les Heures d’ouverture mais peuvent louer une puce d’accès 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Cette puce pour les Non-Membre ne peut pas être configurée afin d’utiliser les fonctions de la reprographie.

Tarification : 20 / mois

2.     Internet

2.1   MEMBRE

2.1.1        Pour des raisons de sécurité et d’intégrité de l’immeuble, aucun fournisseur internet externe filaire n’est autorisé dans le CAE.

2.1.2        Le CAE fournit à chacun de ses Membres un accès internet haute vitesse.

2.1.3        Les locaux du CAE sont équipés de prises réseau. Ces prises sont sécurisées par un VLAN (virtual LAN). Celui-ci agit comme gestionnaire d’un sous-réseau pleinement sécurisé, propre à chaque Compte.

2.1.4        Un membre a accès au Wi-Fi haute vitesse en tout temps. Le réseau fonctionne dans tout le CAE, incluant votre bureau, la salle à manger, et toutes nos salles de réunion. Utilisez votre adresse de courriel et votre mot de passe

2.1.5        Un code Wi-Fi est créé spécifiquement pour chaque compte, pour donner accès à ses propres clients : cet accès n’est pas un accès haute vitesse mais sa vitesse est suffisante pour les besoins de base.

2.1.6        Un Membre NE DOIT PAS partager son nom de membre et son mot de passe. Ces informations donnent accès à votre réseau d’entreprise, à votre compte de reprographie, à votre portail sécurité et à vos factures, et elles donneront accès à d’autres services dans le futur.

2.2   NON-MEMBRE : Les Non-Membres peuvent utiliser le WiFi public du CAE.

3.     Services téléphoniques

3.1   MEMBRE

3.1.1        Nous fournissons à chaque membre une ligne téléphonique et un appareil.

3.1.2        Dans la plupart des cas, la gestion de votre numéro de téléphone nécessite le transfert de ce numéro vers le compte du CAE. Le CAE s’engage à vous rétrocéder votre numéro en tout temps sur demande.

3.1.3        Les messages de boites vocales sont dirigés vers le courriel qui nous est indiqué par le responsable du Compte.

3.1.4        Les télécopies reçues sont dirigées vers le courriel qui nous est indiqué par le responsable du Compte.

3.1.5        Notre bloc de lignes téléphoniques permet au Membre de faire et de recevoir plusieurs appels à la fois.

3.1.6        Chaque Membre peut déterminer son Protocole personnalisé de réception des appels. Il peut par exemple nous indiquer de diriger les appels vers son poste ou vers sa boite vocale, ou encore de prendre le message.

3.1.7        La réception des appels peut être prise en charge par nos réceptionnistes sur les Heures d’ouverture. À l'extérieur de ces heures, ou si les réceptionnistes doivent s’absenter de leur poste, les appels seront transférés automatiquement, et directement, au poste téléphonique ou à la boîte vocale.

3.1.8        La première mise en place du Compte et de chaque Membership inclut la mise en place des numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que la configuration de base. Toute demande d’ajout, de retrait ou de modification subséquente pour le Compte ou un Membership entraînera un frais de 100$ par demande.

3.1.9        Tarification

Ajout/Retrait/Modification, frais fixe par demande :                                                100 / demande

Ligne téléphonique / télécopieur initiale :                                                                sans frais

Ligne téléphonique / télécopieur supplémentaire :                                                  35 / mois

Télécopieur standard (réception par courriel, envoi par reprographie) :                  sans frais

Télécopieur hybride (réception par courriel, envoi par machine du membre) :       100 / installation + 35 / mois

Télécopieur complet (réception et envoi par machine du membre) :                      100 / installation + 70 / mois

Arbre de réception automatisée des appels :                                                           au taux horaire du technicien

3.2   NON-MEMBRE : Service non disponible.

4.     Stationnement

4.1   Conditions générales

4.1.1        Cette réglementation a été élaborée dans le but de permettre au plus grand nombre d’utiliser le stationnement et ce, dans le respect de tous. Nous vous remercions à l’avance pour votre collaboration.

4.1.2        Il est interdit en tout temps d’utiliser les stationnements extérieurs réservés (4 stationnements latéraux devant le centre d’affaires et les 4 stationnements identifiés au Manoir des Gouverneurs au sud de l’immeuble).

4.1.3        Le stationnement est interdit de 6h30 à 8h00, du 1^er novembre au 30 avril, afin d’assurer les opérations de déneigement. Le Manoir des Gouverneurs pourra faire remorquer votre voiture si des précipitations sont tombées dans les 24 heures précédentes.

4.1.4        Le stationnement VISITEUR est composé de 8 espaces situés devant la porte principale, à gauche du terre-plein lorsque vous êtes dans le CAE.

4.1.5        Le stationnement VIGNETTES est composé de 23 espaces: 8 espaces situés devant la porte principale, à droite du terre-plein lorsque vous êtes dans le CAE, ainsi que 15 espaces au sud de l’immeuble.

4.1.6        Le stationnement RÉSERVÉ est composé de 8 espaces : 4 espaces situés devant la porte principale (2 à l’extrême droite et 2 autres à l’extrême gauche) ainsi que 4 autres espaces situés le long du stationnement au sud de l’immeuble.

4.2   Pour vos Clients – UNE HEURE OU MOINS

4.2.1        Le stationnement VISITEUR est permis pour vos clients seulement, pour un maximum d’une heure.

4.3   Pour vos Clients – PLUS D’UNE HEURE

4.3.1        Le client doit se procurer une vignette journalière à la réception, ou l’obtenir en ligne.

4.3.2        Lors de l’achat, une vignette sera remise ou envoyée par courriel. Elle doit être déposée dans la voiture, face visible par le pare-brise avant.

4.3.3        Le stationnement utilisé doit absolument être le stationnement VIGNETTES.

4.3.4        Le stationnement VISITEUR NE DOIT PAS être utilisé par les détenteurs de vignettes. Cependant, dans les rares cas où il n’y aurait plus d’espace de stationnement ‘vignette’ disponible, nous tolérerons l’utilisation d’un stationnement visiteurs si l’utilisateur en informe la réception, afin d’éviter un avertissement ou le remorquage de la voiture.

4.3.5        Tarification

Achat fait en ligne :                   10.96$

Achat fait au comptoir :            12.17$

4.4  Stationnement MEMBRE

4.4.1        Stationnement Vignette (Extérieur seulement)

4.4.1.1     Une vignette est un pendentif en carton sur lequel est inscrit le numéro de la plaque d’immatriculation autorisée ainsi que la date d’expiration de la vignette.

4.4.1.2     Une vignette ne peut être utilisée que par une seule voiture, stationnée dans la section des détenteurs de vignettes, et cette voiture doit afficher la vignette qui lui est assignée.

4.4.1.3     Le stationnement utilisé doit être le stationnement VIGNETTES.

4.4.1.4     Le stationnement VISITEUR NE DOIT PAS être utilisé par les détenteurs de vignettes. Cependant, dans les rares cas où il n’y aurait plus d’espace de stationnement ‘vignette’ disponible, nous tolérerons l’utilisation d’un stationnement visiteurs si l’utilisateur en informe la réception, afin d’éviter un avertissement ou le remorquage de la voiture.

4.4.2        Stationnement Réservé (Intérieur et Extérieur)

4.4.2.1     La location d’un espace de stationnement réservé est pour une période minimale de douze (12) mois mais ne peut se prolonger au-delà de la fin du bail du Compte.

4.4.2.2     Le CAE se réserve le droit de modifier votre stationnement pour un autre de la même catégorie, en tout temps.

4.4.2.3     Les stationnements réservés peuvent être utilisés par plus d’une voiture. Veuillez fournir à la réception le numéro de chaque plaque d’immatriculation potentielle afin d’éviter tout quiproquo.

4.4.2.4     Afin de partager un stationnement intérieur, vous pouvez vous procurer une manette de stationnement supplémentaire à 10 / mois.

4.5   Stationnement NON-MEMBRE : La location mensuelle n’est pas disponible. Voir les sections « Visiteur » ci-dessus.

5.     Reprographie

5.1  MEMBRE

5.1.1        L’envoi de télécopie et la numérisation sont toujours sans frais pour nos Membres.

5.1.2        Pour pouvoir imprimer et copier, et la puce électronique du Membre doit être configurée

5.1.3        Voici les coûts d’impression et de copie :

.

5.1.4     Chaque membre recevra 8.00$ de jetons mensuellement, soit l'équivalent de 50 feuilles recto verso (100 impressions). Un jeton équivaut à 1.00$.

5.1.5        Les jetons qui n’auront pas été utilisés au cours du mois seront conservés dans votre banque de jetons et pourront être utilisés à tout moment. Les jetons ne sont pas remboursables et les jetons non utilisés après 12 mois pourront être retirés de votre compte.

5.1.6        Les copies effectuées se prennent d'abord, automatiquement, dans la banque de jetons et, si la banque de jetons est vide, elles s'ajoutent à votre facturation mensuelle.

5.1.7        Le membre peut se procurer des jetons supplémentaires sur le portail

5.2   NON-MEMBRE

5.2.1        Les services de reprographie sont offerts par le personnel de la réception.

5.2.2        Les documents doivent être transmis à l’adresse [email protected] (ou être remis sur une clef USB en format PDF).

5.2.3        Tarification (payable sur place en argent ou carte de crédit

Copie/impression                      0.20 / impression

Numérisation                            3.00 + 0.10 / page

6.     Accès à la Salle multifonctionnelle 310

6.1   MEMBRE

6.1.1        Lorsqu’elle est libre et sur les Heures d’ouverture, les Membres peuvent utiliser la Salle multifonctionnelle 310, sans frais.

6.1.2        À moins de la louer, cette salle est à utiliser en collaboration et sans exclusivité et l’utilisation du projecteur est interdite. Veuillez agir avec respect, notamment en limitant le volume des conversations.

6.1.3        Il est possible de modifier la configuration de la salle si elle est remise dans son état initial en quittant.

6.2   NON-MEMBRE : Accès non disponible.

7.     Service de Déchiquetage

7.1   MEMBRE

Processus pour faire déchiqueter vos documents :

a)     Placer les documents à déchiqueter dans une ou des boîtes bien identifiées « à déchiqueter »;

b)     Écrire à [email protected] ou appeler le réception : nous passerons cueillir les boîtes;

c)     Les boîtes sont vidées dans nos bacs sécurisés;

d)     Le certificat de déchiquetage sera envoyé par courriel après le passage du service de déchiquetage.

7.2   NON-MEMBRE : Service non disponible.

8.     Forfait Salles

8.1   Conditions générales

8.1.1        Les salles utilisées dans le cadre du Forfait Salle doivent être utilisées comme salle de réunion ou de formation. Elles ne peuvent en aucun cas être utilisées comme un bureau ou une extension du bureau.

8.1.2        Si la réservation concerne une salle pendant les Heures d’ouverture : seul le système de réservation web peut être utilisé pour profiter des avantages du Forfait Salles. Chaque compte ou membre possède un code pour effectuer ses réservations.

8.1.3        Si la réservation concerne une salle le soir ou le week end, seule la réception peut effectuer la réservation.

8.1.4        Aucun frais de salle ne peut être porté au compte : chaque réservation doit être payée en entier lors de la réservation.

8.1.5        Une annulation doit être effectuée au moins trois (3) jours ouvrables avant le début de la réservation afin d’obtenir un remboursement intégral.

8.1.6        En cas d’utilisation inadéquate des salles de réunion, de no-show répétés ou pour toute autre raison et à sa seule discrétion, le CAE pourra en tout temps mettre fin à un Forfait Salle. Le compte sera alors crédité du nombre de jours restants au Forfait Salle pour ce mois.

8.2   MEMBRE

8.2.1        Lorsqu’un Forfait Salle est ajouté à un Compte, tous les Membres du Compte peuvent utiliser le forfait.

8.2.2        Le Forfait Salle donne accès à ces salles sans frais supplémentaire, en tout temps, et selon la disponibilité :

Salle 132 (6 personnes)

Salle 250 (2 à 3 personnes)

Salle 252 (2 à 3 personnes)

Salle 253 (4 personnes)

Salle 511 (8 personnes)

8.2.3        Le forfait Salle donne de plus un escompte de 50% sur les salles les plus grandes et les plus convoitées du CAE : 

Salle de brainstorming 251 (6 personnes)

Salle du conseil 320 (10 personnes)

Salle multifonctionnelle 310 (10 à 30 personnes)

Salle de formation 420 (20 à 40 personnes).

8.2.4        Tarification

Compte avec 1 Membre :                         200$/mois

Compte avec 2 Membres :                       300$/mois

Compte avec 3 Membres ou plus :            400$/mois

8.3   NON-MEMBRE : Service non disponible.

9.     Service de Courrier

9.1   MEMBRE ET NON MEMBRE

9.1.1        Conditions générales

Le service de courrier de base offert par le CAE inclut la réception, le tri et le classement du courrier régulier ainsi que l’envoi d’un courriel sur réception de lettres avec signature et de colis.

9.1.2        Identification du destinateur

Ce service génère un courriel d’avertissement pour tout courrier reçu, incluant le nom des destinateurs.

9.1.3        Renvoi de courrier

9.1.3.1     Lorsque du courrier entre au CAE au nom de l’entreprise, nous le réacheminons à l’adresse canadienne spécifiée au protocole.

9.1.3.2     Si le jour prévu du renvoi tombe un jour férié, le renvoi sera effectué le jour ouvrable précédent.

9.1.3.3     Tout frais de timbrage qui dépasse 5$ sera ajouté au compte.

9.1.4        Numérisation de courrier

Ouverture du courrier, numérisation et envoi par courriel.

9.1.5        Tarification

10.   Entreprise additionnelle

10.1 Service disponible MEMBRE ET NON MEMBRE

10.2 Le bail inclut jusqu’à deux noms d’entreprises.

10.3 Tarification

Pour ajouter un nom d’entreprise :                                         10 / mois / entreprise supplémentaire

11.   Service d’entreposage

11.1 Service disponible MEMBRE ET NON MEMBRE

11.2 Espaces d’entreposage pour régler les problèmes d’espaces.

11.3 Accès au local d’entreposage sur les Heures d’ouverture.

11.4 Tarification
Meuble d’environ trois (3) pieds de haut :                               25 / mois

Casier en métal de six (6) pieds de haut :                               50 / mois

12.   Affichage extérieur

12.1 Service disponible MEMBRE ET NON MEMBRE

12.2 Un tableau d’affichage se trouve à gauche de la porte principale du CAE.

12.3 Tarification
Coût fixe d’installation                                                             350 / installation

Coût mensuel selon grandeur                                 petit        50 / mois

                                                                  moyen    100 / mois

                                                                  grand      200 / mois